Ordenar datos en Excel

La ordenación es una de las partes esenciales del análisis de datos. Con esta funcionalidad, puede poner en orden alfabético una lista de productos, ordenar cronológicamente una serie de fechas, e incluso ordenar los datos de acuerdo al color de relleno  de fondo o color de fuente que tengan.
Hay tres formas de ordenar datos:

1. Alfabéticamente, de forma ascendente,
2. alfabéticamente, de forma descendente,
3. por su color, tanto de relleno de la celda como de la fuente.

Podemos acceder a las herramientas de ordenación de varias formas posibles:

• Como vimos en el apartado anterior, cuando aplicamos el comando Autofiltro, dentro del menú tenemos las opciones de ordenación

• Haciendo clic derecho sobre la columna que queremos ordenar, elegir la Ordenar y luego la opción que corresponda

• Desde el fragmento Modificar de la ficha Inicio

• Desde el fragmento Ordenar y filtrar de la ficha Datos.

Con cualquiera de los métodos accederemos a las herramientas de ordenación.
Las más fáciles de utilizar son las de ordenación alfabética, tanto la ascendente como la descendente, indicadas con los siguientes botones:

También contamos con el cuadro de diálogo Ordenar, el cual nos permitirá introducir más opciones…

…y al cual accedemos por alguna de estas formas:

• Desde el menú contextual que abrimos con el botón derecho del ratón, seleccionamos Ordenar y luego Orden Personalizado
• Desde el fragmento Modificar, botón Ordenar y filtrar y en el menú la opción Orden Personalizado
• Desde el fragmento Ordenar y filtrar de la ficha Datos, presionamos sobre el botón Ordenar

En versiones anteriores de Microsoft Excel, tenía hasta tres posibles niveles de ordenación por columna dentro del cuadro de diálogo Ordenar.
Ahora podemos agregar la cantidad que necesitemos de criterios de ordenación desde el botón .
Si quisiéramos eliminar un nivel que hemos agregado por error o simplemente queremos quitarle porque ya no le necesitamos, presionaremos el botón .
Tenemos más opciones dentro del cuadro de diálogo Opciones de ordenación…

…desde el cual podremos indicar que se haga distinción entre mayúsculas y minúsculas y si el orden va a ser en columnas (Ordenar de arriba hacia abajo) ó por filas (Ordenar de izquierda a derecha).
Tenga cuidado antes de ordenar, pues podría tener problemas con:

• Las celdas que contengan fórmulas. Compruebe que los valores que habían devuelto las fórmulas no han cambiado y que las celdas a las que se hace referencia en las mismas no se han movido.
• Muestre todas las filas y columnas ocultas antes de realizar cualquier tipo de orden, ya que éstas no se mueven cuando se ejecuta el comando ordenar, y por lo tanto la tabla perdería integridad en cuanto a sus datos.
• Los encabezados de columna deben estar en una sola fila. Es frecuente encontrarse con encabezados en dos filas, o con filas en blanco por medio.
  Ajuste todos los títulos de columna en una sola celda.
• Cuando vaya a ordenar por columnas, asegúrese que en el cuadro de diálogo Ordenar, está marcada la casilla Mis datos tienen encabezados, o de lo contrario, dichos encabezados pasarán a formar parte de los propios datos de la tabla y se ordenarán junto con el resto de datos.

Por último, mencionaremos la ordenación por colores, la cual es muy sencilla.
Desde el cuadro de diálogo Ordenar, elija cuál de las columnas va a ordenar, y en el cuadro desplegable Ordenar según, elija Color de celda.
Luego, como criterio de ordenación, despliegue el menú y seleccione cuál va a ser el color por el cual desea ordenar así como la ubicación de estos datos, si los quiere en la parte superior o en la parte inferior de la columna.

 

Trabajar con listas en Excel

Para facilitarle la introducción de datos en la hoja de cálculo, Excel tiene la posibilidad de trabajar con listas de datos.
La ventaja está en que a medida que vamos introduciendo los datos Excel va creando una lista con todos ellos, y cuando haya que repetir un dato del listado, sólo habrá que seleccionarlo en vez de escribirlo de nuevo.
Para probar esta funcionalidad, luego de haber insertado una serie de datos en una columna, sitúese en la siguiente celda vacía y haga clic con el botón derecho.
Del menú seleccione la opción Elegir de la lista desplegable.

A continuación, al lado de la celda en blanco aparecerá el listado con los valores de las celdas superiores, y sólo habrá que seleccionar el valor deseado.

Otra forma de crear un listado con datos, es mediante la validación de celdas.
Para efectuar dicha validación y así restringir la entrada de datos en un listado, tiene dos opciones:

1. Utilizar un listado ya existente como origen de los datos
2. Introducir los valores separados por punto y coma.

En cualquiera de los dos casos, seleccione las celdas a las que vaya a aplicar la restricción en la entrada de datos y vaya a la ficha Datos, en el fragmento Herramientas de datos, haga clic sobre el botón Validación de datos.

Desde el cuadro de diálogo Validación de celdas…

…despliegue el cuadro de lista Permitir y elija Lista.
Se habilitará el cuadro de texto Origen, y es desde aquí que tiene las dos opciones mencionadas anteriormente: elegir un rango que ya contenga los datos o escribirlos uno por uno separándolos con punto y coma.
El resultado sobre las celdas con la validación sería el siguiente:

A la derecha de cada celda aparecerá una flecha la cual haciéndole clic desplegará el listado con los valores.

Estructura y elementos de una fórmula en Excel

A partir de aquí veremos la parte sustancial de Excel: las fórmulas. El entender las fórmulas de Excel es la base de la aplicación y en donde radica todo su potencial.
Las fórmulas son ecuaciones que calculan un resultado en base a valores existentes en la planilla. Las fórmulas pueden contener números, operadores, referencias, e incluso otras funciones.
Las indicaciones para escribir una fórmula son:

• Siempre comience a escribir con un signo de igual delante.
• En una fórmula puede haber uno o más operadores (aritméticos, de comparación, etc.).
• Toda fórmula necesita al menos dos valores combinados con operadores, para realizar una comparación y en base a eso realizar la comparación.
• Todos los valores de texto que deba devolver una fórmula como resultado deberán ir entre comillas.
• Los nombres de las funciones nunca llevan acentuación ni espacios.
• El nombre de la función puede estar escrito en mayúsculas o minúsculas, indistintamente.
• Los argumentos o valores que contiene una función siempre van entre paréntesis.
• Los argumentos se deberán separar con punto y coma.

La sintaxis de las fórmulas es:

=nombre_de_la_formula(argumento₁;argumento₂;argumento_n)

Hay varias formas de introducir una fórmula en una celda:

1. Escribiéndola directamente sobre la celda (si conocemos su sintaxis y los argumentos a ingresar)
2. Desde la barra de fórmulas, presionando f_x para insertar función

1. Desde la ficha Fórmulas en el fragmento Biblioteca de funciones, presionando el botón Insertar función.

Tanto mediante la forma 2 como la 3, al elegir el nombre de la función y darle Aceptar, aparecerá el asistente para funciones

1. Si sabemos a qué categoría pertenece la función que queremos insertar, desplegamos el botón correspondiente dentro del fragmento Biblioteca de funciones y elegimos el nombre correspondiente.

Cuando comienza a escribir una fórmula en una celda, de forma automática aparece un menú con ayuda para elegir el nombre de la función. Una vez ingresado aparecerá un cuadro de texto con ayuda sobre los argumentos de la función.

A medida que vaya escribiendo, en el cuadro de ayuda se irá resaltando en negrita el argumento que esté escribiendo en ese momento.
Si observa la imagen, el último argumento está entre corchetes. Esto quiere decir que el argumento es opcional. Si bien no es necesario introducirlos en la fórmula, es conveniente colocarlos para evitar errores en los resultados de las fórmulas.

CREACIÓN DE LA ESTRUCTURA DE LAS TABLAS-Access

Desde Vista Diseño

La mejor opción para crear una tabla es desde la Vista diseño, que vendría a ser el esqueleto de la tabla, o lo que ésta tiene en su interior.

En la vista diseño definiremos los nombres de los campos (columnas), el tipo de dato que introduciremos en cada uno, la cantidad de caracteres que puede almacenar, el formato (en los datos numéricos), las máscaras de entrada, entre otras cosas.

Para crear una tabla de este modo, debemos ir a la ficha Crear y desde el fragmento Tabla hacer clic en el botón Diseño de tabla.

Se abrirá la vista diseño de la tabla, con tres columnas – Nombre del campo, Tipo de datos y Descripción -, con un panel con dos fichas – General y Búsqueda – en la parte inferior, y además aparecerá el grupo Herramientas de tabla con la ficha Diseño.

A partir de aquí escribiremos los nombres de los campos y estableceremos el tipo de datos que contendrán. La columna Descripción es opcional y podría incluir una breve explicación de lo que contendrá el campo.
Una vez que hemos ingresado los nombres de las columnas en sus lugares correspondientes, debemos guardar la tabla.
Esto lo podemos hacer de tres formas:

• Utilizando el botón Guardar de la barra de herramientas de acceso rápido;
• Presionando la combinación de teclado Ctrl + G;
• Desde las opciones Guardar o Guardar como del menú del botón de Office.

Después de guardar la tabla, aparecerá un cuadro de diálogo en donde se nos preguntará si queremos crear o no una clave principal, esto es, un campo autonumérico que identificará cada registro (fila de datos) dentro de una tabla. Esta numeración es única y no podrá haber dos identificadores iguales dentro del campo.

Si indicamos Sí al cuadro de diálogo, cuando vayamos a la Vista hoja de datos veremos un campo adicional, al comienzo de la tabla llamado Id cuyo tipo de dato será autonumérico y que se rellenará automáticamente al insertar una nueva fila de datos.

En caso de elegir No, la aplicación guardará la tabla sin generar ningún campo adicional.
Para poder ingresar los datos que contendrá la tabla, debemos pasar a la visualización de los datos, y esto lo hacemos desde el grupo Herramientas de tabla, en la ficha Diseño…

…presionamos en el botón Ver del fragmento Vistas.

Del menú que se despliega seleccionamos la primera opción: Vista hoja de datos.
Veremos una planilla, con sólo una fila de datos activada, y a medida que introduzcamos información ésta se irá desplazando hacia abajo, para permitirnos la introducción de más datos.

También podemos observar una nueva incorporación de esta versión de Access, que es un campo accesorio que encontramos a la derecha de la tabla y cuyo nombre es Agregar nuevo campo.

Desde aquí podremos agregar una columna nueva cuando la necesitemos sin necesidad de volver a la Vista diseño. Haciendo clic sobre el nombre de la columna podremos cambiárselo y su tipo de dato será texto.

Después de haber rellenado la tabla con los datos, la cerramos desde el aspa, situada en la misma línea que las fichas de los objetos abiertos.

EDICIÓN AVANZADA DE PÁRRAFOS-Word

Interlineado y Espaciado de párrafos

Todo texto que comencemos a escribir en Word, tendrá predeterminado un interlineado sencillo. Sin embargo, esto se puede modificar dependiendo del tipo de documento que se esté realizando.
También se puede cambiar el espacio existente entre un párrafo y otro. Así se enfatiza dónde acaba uno y comienza el siguiente.

Por lo tanto,
Interlineado: espacio que hay entre las líneas de un mismo párrafo.
Espaciado: espacio que hay entre un párrafo y otro.
Para establecer el interlineado, abra el cuadro de diálogo Párrafo, ya sea haciendo clic en la flecha del fragmento Párrafo o mediante el menú contextual, eligiendo la misma opción.

El espaciado entre párrafos también se establece desde el cuadro de diálogo Párrafo.

Alineación del texto en un documento

De forma predeterminada, el texto de un documento se encuentra alineado al margen izquierdo. Sin embargo, utilizando los botones de Alinear texto a la izquierda, Alinear texto a la derecha, Centra y Justificar, situados en el grupo Párrafo de la ficha Inicio, se puede con facilidad establecer la alineación del texto para el documento.

Estos botones tienen asignada una combinación de teclas que le facilitará el trabajo, ya que lo puede aplicar en el momento que quiera sin tener que seleccionar todo el párrafo.

Alinear a la izquierda

Ctrl + Q

Alinear a la derecha

Ctrl + D

Centrar

Ctrl + T

Justificar

Ctrl + J

Utilizarla función Doble clic y escribir

Con la función Doble clic y escribir de Word, se puede introducir texto en cualquier parte de la pantalla para que se vaya tabulando automáticamente a medida que se escribe.
Simplemente, haga doble clic en un área en blanco del documento y comience a escribir. El programa dará forma al texto de acuerdo con el sitio donde haya hecho doble clic.

El corrector ortográfico y gramatical en Word

El corrector ortográfico y gramatical puede ayudarle a encontrar los errores ortográficos y las palabras escritas incorrectamente en un documento.
Hay varias formas de acceder al corrector ortográfico y gramatical:
Desde la cinta de opciones, seleccione la ficha Revisar y haga clic en el botón Ortografía y gramática.

Se abre el siguiente cuadro de diálogo:

Dentro del cuadro de diálogo, seleccione la opción apropiada cuando la aplicación localice un posible error gramatical u ortográfico.

• Omitir una vez – Se salta la selección.
• Omitir todas – Se salta esa selección en concreto y todas aquellas que revisen el mismo error.
• Agregar – Se salta la selección en concreto y la agrega al Diccionario correspondiente.
• Cambiar – Sustituye la selección por la palabra correcta que seleccionemos de las sugerencias o que escribamos en el cuadro de texto superior.
• Cambiar todas – sustituye esa selección en concreto y todas aquellas que revisen el mismo error.
• Autocorrección – Sustituye la selección con otra palabra alternativa que haya seleccionado o escrito previamente y agrega la entrada al diccionario de Autocorrección.
• Eliminar – Elimina la selección (Esta opción sólo está disponible cuando el programa encuentra una palabra repetida).

También existe la posibilidad de que Word revise el texto a medida que escribimos. Para configurar esta opción debemos abrir el cuadro de diálogo Opciones de Word desde el botón de Office.

Desde la categoría Revisión, active las casillas de verificación en Revisar ortografía mientras escribe y Revisar gramática con ortografía. Cuando ambos correctores están activados, Word muestra una línea ondulada roja marcando los posibles errores ortográficos y una línea ondulada verde para los errores gramaticales.

Si hacemos clic con el botón derecho sobre una palabra subrayada, aparecerá el menú contextual con las posibles opciones de corrección.