Gráficos de Excel

Puede insertar un gráfico de Excel dentro de una presentación de Power Point para representar determinado tipo de información.
Tiene varias formas de insertar este objeto en una diapositiva:

1. Desde el fragmento Ilustraciones, presione el botón Gráfico para abrir el cuadro de diálogo Insertar gráfico.

1. Copiar un gráfico que tenga creado en un Libro de Excel y pegarlo vinculándolo sobre la diapositiva mediante la opción de Pegado especial.

 

1. Desde la ficha Insertar en el fragmento Texto, haga clic en el botón Objeto y elija como tipo de objeto Tipo de objeto: Gráfico de Microsoft Office Excel.

 

Cuando hace clic en el botón Gráfico, se abre el cuadro de diálogo de Insertar gráfico:

 

Una vez abierto el cuadro de diálogo, elija el modelo de gráfico que mejor se adapte a sus necesidades o que mejor refleje la información a representar. Luego presione el botón Aceptar.

Aparecerá el objeto de gráfico incrustado en la diapositiva con el modelo seleccionado y los colores según el tema aplicado en la presentación…

…y a continuación una hoja de cálculo de Excel con unos datos predefinidos los cuales se pueden cambiar con la información a mostrar. Si tiene la información en otro formato, ya sea en una tabla en Word o en Excel, puede copiarla y pegarla sobre esta hoja de cálculo para que el gráfico se adapte a la nueva información.
Luego de insertado el gráfico, aparecerá sobre la barra de título de la aplicación el grupo Herramientas de gráfico, con las fichas de Diseño, Presentación y Formato.

Desde la ficha Diseño, puede controlar opciones tales como el tipo de gráfico, la distribución de los datos y el diseño del gráfico.
En el fragmento Tipo tiene dos botones: uno para cambiar el tipo de gráfico y otro para guardar uno personalizado como plantilla.

Cuando haga clic en el botón Cambiar tipo de gráfico, se volverá a abrir el cuadro de diálogo Insertar gráfico, para que pueda elegir uno distinto.
Con el botón Guardar como plantilla, puede almacenar un gráfico que haya personalizado previamente para poder reutilizarlo como modelo para futuros gráficos. Éste modelo se guardará con la extensión .crtx y conservará la información de formatos, diseños, colores, fuentes, efectos, etc.
Si observa el fragmento Datos, podrá ver los botones necesarios para comenzar a manipular los datos de la tabla que contiene los datos de origen del gráfico.

Con el botón Cambiar entre filas y columnas, puede intercambiar los datos entre los ejes de un gráfico. Los datos correspondientes al eje Y se situarán en el eje X y viceversa. Pero tenga en cuenta que el gráfico ha de ser de ejes, con lo cual estilos como el Circular queda excluido, y por lo tanto el botón estará deshabilitado.

Con Seleccionar datos, puede volver a seleccionar los datos de una tabla en el caso de haberlos actualizado con más registros o columnas, eliminado, etc., y que no se hubiese modificado el rango de forma automática.
Al presionar este botón se edita la hoja de cálculo, aparece de nuevo la cuadrícula y demás se abre el siguiente cuadro de diálogo:

Aquí puede efectuar el cambio entre filas y columnas, seleccionar una Serie o Categoría y en el cuadro de texto Rango de datos del gráfico ajustar el rango o especificar otro.
Desde el botón Editar datos sólo podrá abrir la hoja de cálculo para realizar la actualización, modificación o eliminación de la información, pero no abre ningún cuadro de diálogo.
El último botón de este fragmento es el de Actualizar datos, el cual está por defecto desactivado y sólo se habilitará cuando la información de la hoja de cálculo no se vea reflejada en el gráfico. Esto no suele pasar ya que la información se actualiza de forma automática.

Los siguientes fragmentos son los que nos permitirán modificar la distribución de la información en el gráfico y el estilo (de colores, de bordes, etc.).

Desde el fragmento Diseños de gráfico, puede modificar la distribución de la información de manera sencilla. También puede añadir líneas en los ejes, hacer que se muestre una tabla de datos, colocar leyendas, títulos, etc.

En el fragmento de Estilos de diseño, encontramos el botón Estilos rápidos, el cual permitirá dar otro aspecto al gráfico, mediante el uso de colores, bordes, colores de fondo, etc.

Como puede observar tiene una amplia variedad de opciones, y las combinaciones de colores a aplicar dependerán del tema aplicado en ese momento.

En la ficha Presentación, verá las opciones necesarias para dar formato a los distintos elementos que componen un gráfico: área de gráfico, área de trazado, series de datos, los ejes (X, Y o Z), rótulos de datos, leyendas, etc.
Veamos cada fragmento y sus opciones:

Desde el desplegable de la parte superior de este fragmento, encontrará un listado con las diferentes partes del gráfico, las cuales puede seleccionar para, por ejemplo, aplicarles un formato.
Con los botones de Aplicar formato a la selección y Restablecer para hacer coincidir el estilo, puede aplicar y unificar el estilo para una parte o todo el gráfico.
Al hacer clic en Aplicar formato a la selección, se abrirá el siguiente cuadro de diálogo…

…desde donde puede seleccionar distintas opciones de relleno para el área que tenga seleccionada, además de color y estilo de bordes, las sombras y configuración 3D.
Si después de haber realizado varios cambios no que da convencido con los resultados podrá volver al formato original mediante el botón Restablecer para hacer coincidir el estilo. Esto hará que el gráfico vuelva a las opciones predeterminadas correspondientes con el tema que haya aplicado a la presentación.

Como su nombre lo indica, desde este fragmento puede colocar etiquetas en las distintas partes del gráfico, como por ejemplo el título del gráfico, de las etiquetas de los ejes, de la tabla de datos, etc.
Observe un momento las opciones correspondientes a cada botón de este fragmento.

Dentro de cada menú, no sólo tiene un icono o un título para escoger, sino una breve explicación de cada opción.

Si dentro de las opciones estándar que ofrecen los botones del fragmento no encuentra una que se adapte a sus necesidades, puede seleccionar la opción Más opciones de…, situado al final de cada listado. Con ello se abrirá un cuadro de diálogo con más opciones:

En el botón Leyenda, puede elegir la ubicación de la leyenda indicadora del gráfico:

Otro elemento que permite especificar más la información mostrada en el gráfico es la de las Etiquetas de datos. De esta forma, los valores correspondientes a cada parte del gráfico se mostrarán sobre las mismas.

Y por último, tiene el botón Tabla de datos, que le permitirá insertar una réplica de la tabla original para poder aclarar mejor la información que se está representando.

A continuación veremos el fragmento Ejes, desde donde puede controlar las opciones que afectan a los ejes del gráfico.

Éste fragmento no se encontrará activado si ha elegido un tipo de gráfico de Anillos o Circular, ya que éstos no se representan mediante ejes.
Depende del tipo de gráfico que haya elegido para que mediante el botón Ejes pueda cambiar el diseño y formato de cada uno de los ejes. Tiene la posibilidad de cambiar el eje horizontal primario de tal modo que la información se sitúe de izquierda a derecha o viceversa.

Y desde el eje vertical primario puede cambiar las unidades de medida en las que se mostrarán los datos. Las opciones son millares, millones, miles de millones y escala logarítmica. Además, en caso de haber elegido un gráfico con medidas porcentuales, éstas también aparecerán.

Por último, tenemos el botón Líneas de la cuadrícula desde donde podrá ocultar y mostrar las líneas principales o secundarias del área de trazado del gráfico.

Como puede ver las opciones en ambos menús son similares.

Para finalizar, tenemos la ficha Formato, la cual le resultará similar a las que aparecen en otras aplicaciones de Office 2007. Desde aquí podrá dar color, textura, color de borde, efectos en 3D, etc., a las diferentes partes del gráfico, así como Efectos de estilos WordArt a los textos que pueda incluir el propio gráfico.

Insertar diapositivas

A medida que esté trabajando con su presentación, va a necesitar agregar más diapositivas para ampliar la información.
Para esto tiene varias opciones:

Vaya a la ficha Inicio, y desde el fragmento Diapositivas, haga clic en el botón Nueva Diapositiva. Dicho botón tiene dos partes.

 

Si presiona sobre el dibujo del botón, automáticamente se insertará una diapositiva, a continuación de la actual, con el mismo diseño que ésta.

Pero si presiona sobre el nombre del botón (el cual tiene una flecha a la derecha), se desplegará un menú con opciones de diseño de diapositivas para insertar:

• Desde el panel de la izquierda, en la ficha de las vistas en miniatura, si se hace clic con el botón derecho, en el menú contextual aparecerá la opción Nueva diapositiva.

• Otra forma de insertar una diapositiva, es mediante el teclado, pero, esta forma sólo se puede utilizar si estamos al final de la presentación y para inserta una nueva en esta posición. La combinación es con Ctrl + Intro.

Dentro de una diapositiva se pueden insertar textos y darles formato de la misma forma que si estuviésemos trabajando en un procesador de texto, esto es, cambiarle el tamaño, el tipo de fuente, el color, realizar párrafos y aplicarles sangrías, etc.
Los distintos diseños de diapositivas ya tienen establecidas las dimensiones de los cuadros de texto así como fuentes, tamaños de fuentes, viñetas, entre otros formatos.
Un cuadro de texto predefinido por el diseño de la propia diapositiva nos indicará dónde podemos escribir…

Haciendo clic en el sitio indicado se podrá insertar el texto, ya sea título o subtítulo. Estos cuadros de texto no se mostrarán en la presentación en pantalla si no hemos insertado ningún texto.

Otro modo de insertar un texto en una diapositiva es mediante una forma. Los cuadrados, círculos, estrellas, globos, cintas y demás formas pueden contener texto, y este se adaptará a la forma, posición y ángulo que ésta tenga.

También se puede superponer texto a una forma para que cada objeto sea independiente al momento de aplicarle formatos.
Esto lo podremos hacer mediante los cuadros de texto, que es el siguiente elemento que nos permitirá insertar texto en la diapositiva.

Mediante los cuadros de texto podrá colocar texto en cualquier parte dentro de la diapositiva. También, el propio cuadro de texto tiene sus propiedades y por lo tanto se le podrá aplicar formato, ya sea de bordes, rellenos, sombras, efectos 3D, etc.

Ahora veamos los procedimientos para insertar las formas y los cuadros de texto e insertarle el texto después.

Formas

• Vaya a la ficha Insertar y desde el fragmento Ilustraciones presione en el botón Formas y seleccione la forma deseada.
• Sobre la diapositiva, dibuje la forma con el tamaño que quiera.
• Haga clic derecho sobre la forma y seleccione del menú la opción Modificar texto.
• El punto de inserción se situará dentro de la forma. Introduzca el texto y al terminar haga clic por fuera de la forma.
• Si desea volver a editar el texto haga clic sobre el mismo.
• Podrá aplicar a este texto los mismos formatos que a cualquier otro texto.

Cuadros de texto

• Vaya al fragmento Texto, y desde allí presione en el botón Cuadro de texto.
• En ese momento el puntero del ratón se transformará en una barra vertical.
• Presione sobre la diapositiva y dibuje el cuadro de texto.
• De forma automática aparecerá el punto de inserción dentro del cuadro.
• Escriba el texto y haga clic fuera del cuadro para quitar la selección.
• Al igual que con las formas, para editar el texto, haga clic sobre el mismo.

Truco: si con la forma seleccionada presiona la tecla F2, se seleccionará el texto interior. Desplácese con las flechas del teclado hasta la posición deseada para modificarlo. Para quitar el modo edición del texto, vuelva a presionar F2.

Una vez insertado el texto en la el cuadro de texto predeterminado, en la forma o en un cuadro de texto normal, procederemos a cambiar el formato de la fuente.
Tenemos varios métodos para modificar el aspecto de los textos. Tenga en cuenta que si va a modificar sólo una parte del texto deberá seleccionarlo antes, y si quiere que los cambios afecten a todo el texto contenido en el cuadro o forma, bastará con seleccionar sólo el contenedor.
Una vez que lo tenga seleccionado, siga alguno de estos procedimientos para modificarlo:

• Desde la ficha Inicio, en el fragmento Fuente, tiene los botones necesarios para cambiar el tipo de fuente, el tamaño, el estilo, el color, etc.
• Desde el fragmento Fuente, haga clic en la flecha del mismo para abrir el cuadro de diálogo Fuente. Podrá elegir además de las opciones incorporadas en el propio fragmento, algunas otras, como por ejemplo más estilos de subrayado,
• Haga clic derecho sobre el borde del contenedor del texto y verá como aparece la mini barra de herramientas. Con ella podrá modificar también diversas opciones.

Además de modificar el tipo de fuente, el tamaño, el color y los estilos, tenemos las herramientas para cambiar la alineación, el interlineado, el espaciado y las sangrías.
Esto lo podremos hacer desde el fragmento Párrafo o desde el cuadro de diálogo del mismo nombre.

Quizás lo más sencillo de localizar sean los botones de alineación, ya que son iguales en todas las aplicaciones de Microsoft Office en todas sus versiones.

Tenemos sólo cuatro opciones posibles, alineación a la izquierda (por lo general es la opción predeterminada), al centro, a la derecha y justificada, y cada una de ellas tiene una combinación de teclas:

a la izquierda

CTRL + Q

al centro

CTRL + O

a la derecha

CTRL + D

justificado

CTRL + J

También se puede aplicar alineación a un texto mediante el cuadro de diálogo Párrafo, el cual abrimos desde el fragmento del mismo nombre, en la ficha Inicio.

Otra de las opciones es el interlineado, esto es, el espacio que hay entre las líneas de un mismo párrafo.

Siempre teniendo previamente el texto seleccionado, vaya al fragmento Párrafo y presione el botón Interlineado.

Elija una de las opciones de las que ofrece el menú o vaya directamente a Opciones de interlineado…

Se abrirá el cuadro de diálogo Párrafo.

Despliegue el listado de opciones y elija el deseado.

La siguiente opción que tenemos para modificar los párrafos que hayamos insertado es la del espaciado, que es la distancia que va a separar los párrafos entre sí.

Cuidado: como estamos viendo, Interlineado y Espaciado no son lo mismo. Es muy normal confundírselos.

Para cambiar el espaciado, seleccione dos o más párrafos. Tenga en cuenta que habrá dos posiciones respecto de cada párrafo: anterior y posterior. Siempre en relación con los párrafos seleccionados, se aplicará una distancia respecto del párrafo precedente y otra relacionada con el párrafo siguiente. Así, si al párrafo A le colocamos un espaciado posterior de 6pto y al párrafo B un espaciado anterior de 10pto, la distancia de separación entre ambos será de 16pto.

Para aplicar espaciado al texto, abra el cuadro de diálogo Párrafo.

Puede ajustar las distancias con las flechas situadas a la derecha de cada caja de texto o escribirlas directamente. La abreviatura pto no es necesario que la escriba, pues es la unidad de medida por defecto.

Por último tenemos la sangría, que es el espacio que dejamos entre el margen (borde del cuadro de texto, por ejemplo) y el comienzo del texto en sí.

En el fragmento Párrafo podemos acceder a los botones de Aumentar sangría y Disminuir sangría.

También puede acceder a la configuración de sangrías mediante el cuadro de diálogo Párrafo.

Se puede aplicar sangría antes del texto (si utiliza Microsoft Word sería el equivalente de la sangría izquierda) o especial.
Dentro de la especial encontramos las opciones de Primera línea y Superior.
La sangría de primera línea mueve el texto de la primera línea de cada párrafo la cantidad de centímetros que le indiquemos en el cuadro En.

También tenemos la sangría Superior, que equivale a la sangría Francesa que tenemos en Microsoft Word, aunque funciona de forma distinta.
Primero aclaremos lo que es la sangría francesa. En Microsoft Word, al aplicar este tipo de sangría, se deja la primera línea de cada párrafo junto al margen izquierdo y se mueve hacia dentro el resto de líneas del mismo. En este caso también tenemos un cuadro de texto En, en donde indicar la cantidad de centímetros de sangrado.
En Power Point, la sangría Superior trabaja unida a la sangría Antes del texto.

Para aplicarla y obtener el efecto deseado deberá colocar una cantidad de sangrado antes del texto y además elegir la cantidad de centímetros de sangrado superior. El primer sangrado moverá el bloque de texto según la cantidad indicada, y con el segundo se especificará que la primera línea retroceda la cantidad de centímetros deseada.

Crear presentaciones

En versiones anteriores de Power Point, podíamos crear una presentación de tres formas posibles: desde una plantilla de diseño, en blanco y a partir del asistente para autocontenido.
La versión 2007 de Power Point ha eliminado la opción del asistente para autocontenido. Por lo tanto, podremos crear una presentación en blanco o a partir de plantillas.
Para crear una presentación nueva desde una plantilla, vaya al botón de Office y seleccione la opción Nuevo.

Se abrirá el cuadro de diálogo Nueva presentación, desde donde puede elegir:

• crear una presentación en blanco,
• elegir algunas de las plantillas instaladas,
• crear una presentación a partir de un tema instalado,
• elegir un modelo de mis plantillas, creadas por el usuario,
• crear una presentación a partir de otra existente.

En blanco:
Para crear una presentación en blanco, tiene dos opciones: hacer clic en la opción Presentación en blanco dentro del cuadro de diálogo Nueva presentación, en la categoría Blanco y reciente, o bien utilizar el comando rápido Ctrl + U.
De cualquiera de las dos formas se abrirá una presentación nueva en blanco.

Plantillas instaladas:

Al elegir una plantilla de diseño, no sólo estará eligiendo un conjunto de colores, fuentes, estructuras y patrones de diapositivas, sino una guía sobre el contenido que puede personalizar a su gusto.

Observe en la imagen que en la vista de las miniaturas de las diapositivas situada en la parte izquierda de la pantalla se ha completado con unas cuantas más, cada una de las cuales representa un paso dentro de la presentación.
En el caso de esta plantilla, está compuesta por 18 diapositivas de contenido.

Tema instalado:

Si lo que queremos es crear una presentación con un diseño determinado o Tema, seleccionaremos esta opción del cuadro de diálogo Nueva presentación.
Al indicar esta opción, se generará una sola diapositiva, de título, con el modelo indicado, y el resto de diapositivas que se inserten, seguirán este patrón de colores, diseños, fuentes y gráficos.

Si ha creado una presentación en blanco y desea aplicar un tema a la misma, también puede hacerlo.
Para ello vaya a la ficha Diseño, y elija el que necesite desde el fragmento Temas.

Mis plantillas:

Si previamente se hubiese creado y guardado una plantilla personalizada, podríamos utilizarla como base para nuevas presentaciones.
Esto lo haremos desde el cuadro de diálogo Nueva presentación, mediante las opciones de Mis plantillas…

…o desde la opción Nuevo a partir de existente.

Cuando creamos una presentación, debemos tener en cuenta qué tipo de contenido vamos a incluir en las mismas, para poder elegir el diseño que mejor se adecue.
Para ello, Power Point nos ofrece una serie de diseños de diapositivas para elegir el más conveniente.
Dichos diseños los encontramos en la ficha Inicio, en el fragmento Diapositivas.

Existen varios modelos de diseños de diapositivas, de los cuales iremos eligiendo el que mejor distribución de los objetos tenga, en relación con lo que queramos hacer.
Los diseños forman parte del llamado patrón de diapositivas, el cual va a definir la posición del contenido de cada elemento de las diapositivas. Éstos contienen marcadores de posición, los cuales sarán quienes contengan los textos (títulos, listas, etc.), gráficos, tablas, imágenes, formas, etc.
Cada presentación puede contener más de un patrón de diapositivas, y cada uno de estos patrones puede tener distintos diseños.

El primer diseño que vemos cuando abrimos Power Point es el de Diapositiva de título.

Luego, desde el fragmento Diapositivas, mediante el botón Diseño, puede cambiar el esquema general de la misma, o insertar una nueva diapositiva a continuación con un diseño distinto de entre los que están disponibles.

 

Para crear una presentación eficaz, hay que tener en cuenta varias características:

• Simple: muchos datos dentro de una sola diapositiva pueden sobrecargarla y dificultar la interpretación de la información que se desea transmitir.
• Los textos: excepto el título y los subtítulos, han de ir con viñetas para facilitar la fluidez en la lectura.
• Los tamaños: de las letras, deben ser grandes para facilitar que quienes estén más lejos de la pantalla donde se está visualizando la presentación puedan entender lo que se dice. Un tamaño de 24 puntos en adelante es bastante adecuado.
• Gráficos: no se deberían poner demasiados en cada diapositiva. A más gráficos, más pequeño el tamaño de cada uno y peor será la visualización.
• La combinación de colores: debe ser la adecuada para que el contraste entre fondo y fuente sea el más legible. Tampoco se deberá abusar de los colores para que no resalte más la cantidad de colorido que el contenido de la diapositiva.
• Cada puntode los que se traten deberán estar bien identificados y expuestos en cada diapositiva.
• Flexible: de forma que pueda ser modificado el orden de la presentación si fuera necesario sin que el contenido de ésta se desvirtúe.

Mostrar la ventana de Ayuda

El sistema de información y ayuda dentro de Power Point 2007 se ha mejorado considerablemente en relación con versiones anteriores.
Este sistema le proveerá de ayuda en el caso que se encuentre con un problema, o no sepa cómo realizar determinada acción.
Para acceder a la ventana de Ayuda de Power Point, haga clic en el botón correspondiente en la parte superior derecha de la ventana.

También puede abrirla presionando la tecla F1. En cualquiera de los dos casos, se abrirá una ventana como esta:

Haga clic en cualquiera de las opciones de acceso rápido a la ayuda para comenzar a buscar…

…o desde el cuadro de texto Buscar, en la parte superior izquierda, escriba la o las palabras a localizar.

Si hace clic en el botón  Mostrar tabla de contenido, se desplegará a la izquierda de la ventana de ayuda, un panel con la estructura de temas en forma de árbol.
Este tipo de estructura puede facilitarle la navegación por los diferentes temas.

Utilizando las opciones de Power Point 2007

Anteriormente mencionamos que las antiguas barras de herramientas, Formato y Estándar, y la Barra de Menú, ya no existen. La fusión de todas ellas se llama ahora Cinta de opciones.
La cinta de opciones incluye fichas o pestañas, con los nombres de cada categoría, y dentro de cada una encontramos fragmentos o grupos. Estos son, agrupamientos de botones con similares características.
Como ejemplo veamos el fragmento Portapapeles, en el cual encontramos los botones de Cortar, Copiar, Copiar formato y Pegar.

También puede personalizar la barra de herramientas de acceso rápido, situada en la parte superior izquierda de la pantalla, al lado del botón de Office.

Haga clic con el botón derecho sobre cualquiera de los botones de la barra y seleccione del menú la opción Personalizar barra de herramientas de acceso rápido.

Se abrirá el cuadro de diálogo Opciones de Power Point, en la categoría Personalizar, desde donde podré agregar y quitar opciones de la barra de herramientas.

Otra forma de acceder al cuadro de diálogo de Opciones de Power Point es mediante el botón de Office. Haga clic en él y al final del menú seleccione la opción correspondiente.

Ventana de aplicación

La nueva ventana de aplicación de Microsoft Power Point 2007 incluye los siguientes elementos:

• Barra de título
• Cinta de opciones
• Barra de estado
• Botones de vista
• Zoom y Ajuste

Barra de título

Se sitúa en la parte superior de la ventana de la aplicación y muestra el nombre de la aplicacióny el nombre del documento que esté abierto en ese momento. En caso de no estar guardado, su nombre será Presentación1, Presentación2, etc., dependiendo de la cantidad de presentaciones que hayamos creado desde que iniciamos la aplicación.

En la parte izquierda, tenemos el botón que sustituye al menú Archivo, el botón de Office, y a la derecha de éste la Barra de herramientas de acceso rápido. En ella vemos las opciones por defecto:  Guardar,  Deshacer y  Rehacer.

Aquí se muestran una serie de fichas o pestañas, a modo de opciones en lo que antes teníamos en la barra de menús, dentro de las cuales encontraremos los fragmentos.
En ellos encontraremos las opciones para trabajar con los distintos elementos de una diapositiva.
Una gran parte de los fragmentos cuenta con una flecha en la parte inferior derecha, la cual nos permitirá abrir el cuadro de diálogo correspondiente a ese fragmento.

Barra de estado

Aquí se muestra la información de ayuda de determinadas tareas, por ejemplo, en qué diapositiva nos encontramos del total que conforman la presentación, qué tema está aplicado a la presentación y qué idioma se está utilizando.
A la derecha encontraremos los botones de vistas y las herramientas de zoom y ajuste.

Botones de vistas

Existen cuatro vistas principales en Power Point: vista Normal, vista Clasificador de diapositivas, Vista Página de notas y vista Presentación con diapositivas.
Para pasar de una vista a otra podemos ir a la ficha Vista o bien podemos rotar entre tres de los tipos de vistas desde la barra de estado.
Las vistas disponibles desde la barra son: vista Normal, vista Clasificador de diapositivas y vista Presentación con diapositivas.

Zoom y Ajuste

Desde la parte derecha de la ventana de la aplicación, tenemos la herramienta de Zoom y ajuste.
Para alejar o acercar la diapositiva, recurriremos a esta herramienta, ya sea desde aquí, en la barra de estado o desde la ficha Vista.
Haga clic sobre el número del porcentaje para abrir el cuadro de diálogo Zoom y personalizar el nivel de alejamiento o acercamiento de la diapositiva, o mueva el control deslizante de la barra que hay a la derecha.
Si lo que quiere es ajustar el nivel de acercamiento o alejamiento al tamaño que tiene la ventana en ese momento, presione el botón situado al final de la barra.

La Cinta de Opciones

Con el sistema de la Cinta de Opciones de la versión 2007 de la aplicación, cuenta con todos los comandos que necesite para realizar las operaciones en la aplicación.
Ésta es la fusión de lo que en versiones anteriores teníamos entre la barra de menús y las barras de herramientas.
Se puede acceder a todas las opciones con el ratón o utilizando el teclado.

Para acceder con el ratón

Elija la opción deseada. No todos los botones se comportarán de la misma forma. Algunos abrirán un cuadro de diálogo, otros una lista desplegable o simplemente efectuarán el comando correspondiente.

Acceso mediante el teclado

Si mantiene presionada la tecla ALT durante unos segundos, aparecerán en la pantalla unos cuadros con el o los caracteres que deberá presionar para acceder a él.

Luego de acceder a una de las fichas mediante teclado, se mostrará el contenido de la misma, y de nuevo aparecerán los cuadros, pero esta vez indicando los caracteres correspondientes a cada uno de los botones de todos los fragmentos mostrados.

Sin embargo, si lo que desea es saber qué opciones de trabajo puede hacer desde un determinado fragmento o botón, posiciónese sobre el mismo sin hacer clic. En unos segundos le aparecerá la ayuda de la herramienta, describiendo básicamente sus funciones y una tecla de acceso rápido para efectuar ese comando, si es que tuviese asignada una.

Tanto los cuadros de diálogo como los paneles que se despliegan, le ofrecen una serie de opciones relacionadas con el comando que ha elegido.
Pero puede ser que algunas de las opciones que quiera seleccionar no esté habilitada en un momento determinado.

Compruebe lo siguiente:

Si un botón de un grupo está de color gris, entonces esa opción no se puede realizar en ese momento, y en consecuencia no está activado. Esto será porque se requiere una acción previa para activarlo.

La mayoría de herramientas y opciones de los fragmentos tienen su correspondiente combinación de teclas de acceso rápido. Por ejemplo, el comando correspondiente al botón Cortar será Ctrl + X

Algunos botones, en determinados fragmentos, tienen una flecha en la parte inferior. Esto significa que al presionarlos se desplegará un menú con opciones adicionales.

Un ejemplo de esto es el botón Pegar.

Cuando en un submenú vea que una o más opciones finalizan con puntos suspensivos, esto es porque al seleccionarla se abrirá un cuadro de diálogo con opciones adicionales.

Otra incorporación de la nueva versión de Power Point 2007, es la mini barra de herramientas. Al seleccionar un texto, de forma automática aparecerá esta nueva barra de herramientas, con las opciones necesarias básicas para darle formato al mismo.

Además de trabajar con el texto, al estar los mismos dentro de cuadros o formas, también tendremos la opción de aplicar un relleno y un borde a ésta.

No todo ha cambiado en esta nueva versión de Power Point 2007. Elementos como los menús contextuales no se han modificado de forma significativa. En su mayor parte serán iguales, y en todo caso, habrán agregado algunas opciones, complementando las ya existentes.
Los menús contextuales contienen opciones para trabajar con el objeto que se haya seleccionado. Como la mayoría de elementos, para abrir un menú contextual también hay una opción de teclado.
En la parte derecha del teclado, a la izquierda de la tecla Ctrl, encontrará la tecla de menú contextual.

Novedades en Power Point 2007

Novedades
en Power Point 2007

Con esta nueva versión de Power Point, se han incorporado muchos cambios, sobre todo en cuanto a la interfaz gráfica. Las funcionalidades básicas del programa seguirán siendo las mismas
que conocemos hasta ahora, pero estarán dispuestas de distinta forma.

Ya no tenemos las clásicas barras de herramientas ni la barra de menús. Todos los comandos que éstas incluían se han fusionado en la Cinta de opciones, la cual está compuesta por una serie de fichas o pestañas, dentro de las cuales encontrará las opciones de trabajo agrupadas en fragmentos.

La accesibilidad a las herramientas desde el teclado también se ha mejorado. Ahora, si dejamos unos segundos presionada la tecla ALT, aparecerán las pistas de acceso para cada una de las opciones de la cinta.

Las tareas comunes, tales como Abrir, Guardar, Imprimir o Cerrar, que en versiones anteriores estaban dentro del menú Archivo, las tendremos en el Botón de Office, situado en la parte superior izquierda.

Otra novedad es la Barra de herramientas de acceso rápido, situada a la derecha del botón de Office, la cual se puede personalizar con los botones de las herramientas que utilicemos más frecuentemente.

Destacaremos también el nuevo formato con el que se guardan los ficheros y su extensión.

En versiones anteriores, las extensiones más conocidas de
ficheros de Power Point eran .ppt y .pps. Actualmente, ambas extensiones incorporan una x al final, quedando en .pptx y .ppsx.

Puede iniciar la
aplicación Microsoft Office Power Point 2007 de
varias formas.

Si no dispone de un acceso directo en el Escritorio de Windows, puede abrir la aplicación desde el menú Inicio->; Programas (“Todos los programas”, si tiene el menú inicio estándar de Windows XP ->; Microsoft Office 2007 ->; Microsoft Office Power Point 2007.