Como Organizar la información
La información que se recoge en una hoja de cálculo se coloca en celdas. Una celda es cada una de las casillas que encontramos en la hoja de cálculo.
En una celda podemos poner datos numéricos, fechas, texto o fórmulas matemáticas.
Las celdas se colocan formando filas y columnas adoptando el aspecto de cuadrícula que ya hemos visto, que es lo que tradicionalmente se llama hoja de cálculo.
La posición de una celda viene dada por su columna y su fila, en el ejemplo se marca la celda C3. Donde hemos escrito el texto C3 para identificarla.
Las hojas de cálculo se agrupan en una entidad que conocemos como Libro de trabajo.
Así podemos reunir en un sólo documento varias hojas de cálculo relacionadas.
Cada hoja dentro de un libro se referencia por su nombre (por defecto Hoja #, donde # es un número de orden).
Para hacer una operación, por ejemplo sumar las dos cantidades que tenemos, en la celda C4, introducimos en la casilla C4:=A2+B1
Obtenemos el resultado.
El ejemplo que hemos visto se ha realizado dentro de la misma hoja de cálculo, pero puede hacerse referencia a una celda en concreto de otra hoja determinada poniendo por ejemplo lo siguiente:
Hoja1!C4
En vez de simplemente C4. La sintaxis es Nombre Hoja!Ref. Celda. Ahora por ejemplo copiemos el contenido de la celda C4 de la hoja 1 en la casilla B2 de la hoja 2, multiplicándolo por 2. Para lo cual hacemos ‘clic’ en la pestaña con nombre Hoja2, nos situamos con el ratón en la celda B2, hacemos ‘clic’, y escribimos:
=Hoja1!C4*2
Para escribir en las celdas lo podemos hacer como hemos indicado, sin embargo cuando se trata de modificar algo escrito, entonces situarnos sobre la celda, escribirlo de nuevo y pulsar Intro es pesado.
Si nos fijamos en la barra de fórmulas, vemos que a la izquierda aparece la celda en que estamos situados y a la derecha el contenido de la misma. Pulsando F2 el cursor se sitúa en la zona de edición y el aspecto del cuadro de referencia y edición de celda cambia.
Supongamos que queremos en la Hoja 2 anterior cambiar en la celda B2, donde pone la referencia de celda C4 poner B1. Nos situamos en la Hoja 2, nos vamos a la celda B2, pulsamos F2, y tendremos:
=Hoja1!C4*2
Ahora podremos movernos con los cursores, borrar, o corregir lo que queramos, en nuestro caso haciendo la modificación correspondiente:
=Hoja1!B1*2
Además en el cuadro de referencia y edición de celda tenemos dos botones que tienen la siguiente utilidad:
Para cancelar los cambios.
Para aceptar los cambios.
Desplazándonos por un Libro de Trabajo y una Hoja de Calculo
Primero debemos seleccionar en qué hoja del libro vamos a trabajar, para lo cual usaremos la barra que aparece en la parte inferior de la hoja. Si queremos una hoja en concreto haremos ‘clic ’ en la que deseemos. Después si queremos cambiar podemos repetir el proceso o bien usar los botones.
Una vez seleccionada la hoja, para desplazarnos por la misma podemos usar las barras de desplazamiento para mover la ventana que podemos ver.
Para desplazarnos horizontalmente pulsamos el botón izquierdo o el derecho, según deseemos, con el ratón o bien pulsamos en la barra central y, sin soltar el botón izquierdo del ratón, arrastramos a derecha o izquierda.
Para desplazarnos verticalmente pulsamos con el botón arriba o abajo, según deseemos con el ratón, o bien pulsamos en la barra central y, sin soltar el botón izquierdo del ratón, arrastramos arriba o abajo.
Para desplazarnos por las celdas podemos usar el ratón o bien las siguientes combinaciones de teclas:
- cursores: para desplazarse a las celdas contiguas.
Hay un método para ir más rápido a una celda determinada, seleccionando dentro del menú Edición la opción Ir a (o pulsando F5, o bien CTRL + I):
Abriendo y archivando libros
Abrir libros
Si ya hemos creado algún libro de datos o queremos abrir alguno de los ejemplos suministrados con Excel sólo tenemos que ejecutar el comando abrir.
Esto lo podemos hacer de varias maneras:
Pulsando CONTROL + A
Escogiendo el menú Archivo y luego Abrir
Pulsando con el ratón el botón del Icono con una carpeta que se abre.
Se pueden seleccionar también varios archivos distintos sujetando la tecla Control y haciendo ´clic´ sobre cada uno de ellos. Se puede asimismo especificar un archivo por el nombre, alguna propiedad o algún archivo perteneciente a otro programa, para buscarlo.
Una vez fijadas las condiciones en los cuatro casilleros anteriores haremos ‘clic' en 'BUSCAR AHORA'. Si se desean borrar las búsquedas anteriores haremos ‘clic' en 'NUEVA BÚSQUEDA'.
Crear un nuevo libro
Para crear un nuevo libro de trabajo podemos o bien seleccionar del menú Archivo la opción Nuevo o bien pulsar Control + U, o bien hacer ‘clic' con el ratón en el botón
Si elegimos la última opción Excel directamente abrirá un libro nuevo con el formato clásico, sin embargo si elegimos cualquiera de las otras dos opciones para abrir un libro nuevo aparecerá un cuadro de diálogo .
En este cuadro podemos, haciendo ‘clic' en la solapa ‘Soluciones hoja de cálculo', escoger algunos modelos predefinidos (plantillas) en Excel otros que nosotros mismos creemos como plantillas, e incluso a la derecha tendremos una presentación preliminar de las mismas.
Modificando, cerrando y guardando libros
En Excel podemos insertar y eliminar fácilmente hojas en el libro.
Nos creará una hoja de cálculo nueva desplazando a la que teníamos en curso y las posteriores a la derecha.
Para eliminar hojas primero seleccionamos cuáles queremos eliminar, haciendo ‘clic' en la solapa que identifica a cada una, mientras presionamos la tecla de Control. Luego elegimos del menú Edición Eliminar hoja. Por defecto se elimina la hoja en curso si no se marca ninguna otra.
Para cerrar un libro seleccionaremos en el menú Archivo la opción Cerrar. Si ha habido alguna modificación en el libro desde que se abrió o se creó, aparecerá al cerrarlo este cuadro de diálogo.
Para guardar un archivo elegiremos o bien Archivo Guardar, o Control+ G, o hacer ‘clic' en.
usamos la opción Archivo Guardar como... , nos aparecerá el mismo cuadro anterior. Aquí hay varias opciones que conviene señalar:
- Junto a Guardar en: tenemos una lista que podemos desplegar, para elegir la unidad y directorio en que se colocará el archivo.
- En Guardar como: Podemos elegir formatos distintos de otros programas destinados a crear hojas de cálculo, desplegando la lista.
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Una vez completados los datos si queremos guardar elegiremos 'GUARDAR' y en caso contrario 'CANCELAR'
