CREACIÓN DE LA ESTRUCTURA DE LAS TABLAS-Access

Desde Vista Diseño

La mejor opción para crear una tabla es desde la Vista diseño, que vendría a ser el esqueleto de la tabla, o lo que ésta tiene en su interior.

En la vista diseño definiremos los nombres de los campos (columnas), el tipo de dato que introduciremos en cada uno, la cantidad de caracteres que puede almacenar, el formato (en los datos numéricos), las máscaras de entrada, entre otras cosas.

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Para crear una tabla de este modo, debemos ir a la ficha Crear y desde el fragmento Tabla hacer clic en el botón Diseño de tabla.

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Se abrirá la vista diseño de la tabla, con tres columnas – Nombre del campo, Tipo de datos y Descripción -, con un panel con dos fichas – General y Búsqueda – en la parte inferior, y además aparecerá el grupo Herramientas de tabla con la ficha Diseño.

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A partir de aquí escribiremos los nombres de los campos y estableceremos el tipo de datos que contendrán. La columna Descripción es opcional y podría incluir una breve explicación de lo que contendrá el campo.
Una vez que hemos ingresado los nombres de las columnas en sus lugares correspondientes, debemos guardar la tabla.
Esto lo podemos hacer de tres formas:

  • Utilizando el botón Guardar de la barra de herramientas de acceso rápido;
  • Presionando la combinación de teclado Ctrl + G;
  • Desde las opciones Guardar o Guardar como del menú del botón de Office.

Después de guardar la tabla, aparecerá un cuadro de diálogo en donde se nos preguntará si queremos crear o no una clave principal, esto es, un campo autonumérico que identificará cada registro (fila de datos) dentro de una tabla. Esta numeración es única y no podrá haber dos identificadores iguales dentro del campo.

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Si indicamos al cuadro de diálogo, cuando vayamos a la Vista hoja de datos veremos un campo adicional, al comienzo de la tabla llamado Id cuyo tipo de dato será autonumérico y que se rellenará automáticamente al insertar una nueva fila de datos.

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En caso de elegir No, la aplicación guardará la tabla sin generar ningún campo adicional.
Para poder ingresar los datos que contendrá la tabla, debemos pasar a la visualización de los datos, y esto lo hacemos desde el grupo Herramientas de tabla, en la ficha Diseño

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…presionamos en el botón Ver del fragmento Vistas.

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Del menú que se despliega seleccionamos la primera opción: Vista hoja de datos.
Veremos una planilla, con sólo una fila de datos activada, y a medida que introduzcamos información ésta se irá desplazando hacia abajo, para permitirnos la introducción de más datos.

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También podemos observar una nueva incorporación de esta versión de Access, que es un campo accesorio que encontramos a la derecha de la tabla y cuyo nombre es Agregar nuevo campo.

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Desde aquí podremos agregar una columna nueva cuando la necesitemos sin necesidad de volver a la Vista diseño. Haciendo clic sobre el nombre de la columna podremos cambiárselo y su tipo de dato será texto.

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Después de haber rellenado la tabla con los datos, la cerramos desde el aspa, situada en la misma línea que las fichas de los objetos abiertos.